食品及食品检验档案工作，是指过去和现在的食品部门在从事食品安全监督检查、监测、许可等活动中直接形成的对监督机关和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。食品及食品检验档案工作规范化管理的作用包括以下三个方面。
完整、规范的食品及食品检验档案工作包含了食品生产经营者的单位名称、地址、负责人、经营项目、联系方式、许可办理情况、从业人员健康检查情况以及抽样检测情况、日常监督情况、投诉情况、行政处罚情况等内容。利用这些档案资料有利于监管者了解食品生产经营者的经营状况，以便及时、准确发布食品安全相关信息，引导社会公众进行安全、健康的饮食消费。食品及食品检验档案工作详细记载了日常监管工作中的各种信息，是日常监管工作的真实记录。通过研究食品工作档案，可以获知区域食品安全监督覆盖率、监督频率、食品相关产品的抽检合格率等指标，有利于掌握区域食品情况，从而指导食品安全监督机构开展食品安全监督。
随着社会的发展，科学管理和有效利用档案已成为食品工作的重要环节。通过分析食品工作档案，监管部门能对一些食品安全风险进行预测，从而有目的地开展食品污染以及食品中有害因素的监测，由此制定预警工作计划，采取有效的食品安全防控措施。食品及食品检验档案工作制度建设不健全，没有针对食品及食品检验档案工作的规范制度，使得食品档案工作无法做到标准化、规范化，其工作开展也得不到有力保证。一些同志对食品及食品检验工作的档案重要性认识不深，忽视食品工作档案资料的收集、整理、归档和利用工作，导致食品及食品检验工作归档材料内容不全，归档形式多样，而且档案遗失、损坏等现象时有发生。
目前，监督员队伍的专业素质和工作能力参差不齐，部分人员专业知识老化，对新知识学习能力不强，计算机操作水平跟不上时展的需要；加之近年来由于机构改革、人员轮岗等原因，致使食品及食品检验档案工作的管理水平不高，食品工作档案的延续性受到了严重影响。许多评先评优、提档、行政处罚等重要档案材料未能及时归档，使食品生产经营单位的食品安全信息不能、准确地显示出来。
